Excel'den CSV'ye ve CSV'den Excel'e Dönüştürme Rehberi

İki formatın neden birbirinin yerine geçemediği ve dönüştürürken kaybolan şeyler.

Özet

CSV sadece düz veriyi tutar; formüller, renkler, birden fazla sayfa ve grafikler CSV'ye aktarılırken kaybolur. Bir sistemin veri içe aktarma özelliği genellikle CSV ister, oysa raporlama ve sunum için Excel formatı daha uygundur.

Adım adım

Hangi yöne dönüştürdüğünüzü belirleyin: bir sisteme veri yüklemek için CSV, rapor hazırlamak için Excel gerekir.
Excel'den CSV'ye giderken, hangi sayfayı dönüştürmek istediğinizi netleştirin; CSV yalnızca tek bir sayfayı tutabilir.
Dönüştürme sonrası, özellikle tarih ve sayı formatlarının bozulup bozulmadığını kontrol edin.
Türkçe karakter sorunları için dosyanın UTF-8 kodlamasıyla kaydedildiğinden emin olun.

Neden önemli?

Excel ile CSV arasındaki dönüşüm çoğu zaman başka bir sisteme veri aktarırken yapılır: bir e-ticaret sitesine ürün listesi yüklerken, muhasebe programına cari hesapları aktarırken ya da bir e-posta servisine abone listesi gönderirken. Bu aktarımlarda küçük bir biçim hatası, yüzlerce satırın yanlış ya da eksik içe aktarılmasına yol açabilir. Sorun genelde aktarımdan sonra fark edilir ve geri almak zaman alır.

Türkçe ayarlarla çalışırken dikkat edilecekler

Türkçe bölge ayarlarında ondalık ayırıcı virgül olduğu için Excel CSV dosyalarında alan ayırıcı olarak genelde noktalı virgül kullanır. Yükleyeceğiniz sistem virgül bekliyorsa sütunlar tek bir sütunda birleşmiş görünebilir.
Fiyat sütunundaki 1.250,50 gibi değerler, noktayı ondalık ayırıcı kabul eden bir sistemde yanlış okunabilir.
Excel'in CSV'yi açarken Türkçe karakterleri doğru göstermesi için dosyanın BOM'lu UTF-8 olarak kaydedilmesi gerekebilir.

Sık yapılan hatalar

Baştaki sıfırların kaybolması. Posta kodu, ürün kodu veya telefon numarası gibi sütunlar sayı olarak algılanıp başındaki 0 silinir. Bu sütunları metin olarak biçimlendirin.
Uzun sayıların bilimsel gösterime dönmesi. Barkod gibi uzun numaralar 8,69E+12 benzeri bir değere dönüşebilir ve kaydedildiğinde son haneler kaybolabilir.
Tarihlerin gün ve ay sırasının karışması. 03/04 bir sistemde 3 Nisan, diğerinde 4 Mart olarak okunabilir.
CSV dosyasını Excel'de açıp kaydederek orijinalin üzerine yazmak; yukarıdaki dönüşümler kalıcı hale gelir.

Örnek bir senaryo

Bir butik mağaza, ürün listesini Excel'den CSV olarak dışa aktarıp e-ticaret altyapısına yüklüyor. Yükleme sonrası bazı ürün kodlarının başındaki sıfırların kaybolduğu ve fiyatların yüz kat büyük göründüğü fark ediliyor. Mağaza sahibi Excel'de ürün kodu sütununu metin olarak biçimlendiriyor, fiyatları sistemin beklediği nokta ayırıcıyla yeniden düzenliyor ve dosyayı UTF-8 olarak kaydediyor. Tüm listeyi yüklemeden önce on satırlık bir deneme dosyası gönderip sonucu kontrol ediyor. Deneme sorunsuz geçince asıl listeyi yüklüyor ve kullandığı ayarları bir sonraki güncelleme için not ediyor.

Ne zaman yardım almalı?

Muhasebe veya bordro programına veri aktarıyorsanız, hatalı bir aktarımın mali kayıtları etkileyebileceğini unutmayın. Programın beklediği şablonu yazılım sağlayıcısından veya mali müşavirinizden isteyin ve aktarımı önce bir deneme ortamında yapın.