PDF Dosyaları Nasıl Düzenlenir?

PDF dosyalarıyla çalışırken doğru aracı seçmek, dosyanızın gizliliğini korumak kadar zaman da kazandırır. Tarayıcı tabanlı araçlar (DigiKitApp'teki gibi) dosyanızı sunucuya göndermeden cihazınızda işler; bu hem hızlıdır hem de hassas belgeler için daha güvenlidir.

Özet

Adım adım

Yapmak istediğiniz işlemi netleştirin: birleştirme, bölme, sıkıştırma veya format dönüştürme birbirinden farklı araçlar gerektirir.
Dosyanız hassas bilgi içeriyorsa, verinin sunucuya yüklenmediği tarayıcı tabanlı bir araç tercih edin.
Büyük dosyalarda önce sıkıştırma yapın, ardından diğer işlemleri uygulayın — bu işlem süresini kısaltır.
İşlem sonrası çıktıyı mutlaka açıp kontrol edin; özellikle birleştirme ve sıralamada sayfa sırası kayabilir.

Neden önemli?

PDF, bir belgenin her cihazda aynı görünmesi için tasarlanmış bir biçimdir. Bu onu paylaşmak, yazdırmak ve arşivlemek için çok uygun yapar, ama aynı özellik düzenlemeyi zorlaştırır. Bir PDF'te metin, sayfa üzerinde sabit konumlara yerleştirilmiş parçalardan oluşur; bir kelime eklediğinizde paragraf bir kelime işlemcideki gibi kendiliğinden kaymaz. Bu yüzden "PDF'i düzenlemek" çoğu zaman sayfa düzeyinde işlemler anlamına gelir: sayfaları birleştirmek, ayırmak, döndürmek, sıralamak ya da dosyayı küçültmek.

Metni değiştirmeniz gerekiyorsa

İçerikte kapsamlı bir değişiklik yapacaksanız, mümkünse PDF'in üretildiği kaynak dosyaya geri dönün. Word, Excel veya bir tasarım programındaki orijinali düzenleyip yeniden PDF almak, PDF üzerinde metin oynatmaktan hem daha hızlı hem daha temiz sonuç verir. Kaynak dosya yoksa ve yalnızca küçük bir düzeltme gerekiyorsa, PDF'i önce düzenlenebilir bir biçime dönüştürüp ardından yeniden PDF'e çevirmek bir seçenektir; ancak dönüştürmede yazı tipleri ve düzen kayabilir.

Sık yapılan hatalar

Elektronik imzalı bir belgeyi değiştirmek. İmzadan sonra yapılan herhangi bir değişiklik, imzanın doğrulamasını bozabilir.
Doldurulabilir bir formu doldurup gönderirken alanların alıcı tarafında boş görünebileceğini düşünmemek. Gönderilen dosyayı farklı bir görüntüleyicide açıp kontrol etmek bu sorunu yakalar.
Bir bölümü üzerine siyah kutu çizerek gizlemek. Kutunun altındaki metin çoğu zaman hâlâ seçilebilir ve kopyalanabilir durumdadır.
Dosya adını "son", "son2", "gerçekten son" diye çoğaltmak. Tarih ve kısa bir açıklama içeren adlar, hangi sürümün güncel olduğunu anlamayı kolaylaştırır.

Örnek bir senaryo

Bir ihale başvurusu için şirket belgelerini tek dosyada toplamanız gerekiyor: imza sirküleri, faaliyet belgesi, referans listesi ve teklif mektubu. Bazı belgeler taranmış, bazıları bilgisayarda hazırlanmış. Önce yan yatmış taranmış sayfaları döndürürsünüz. Ardından belgeleri başvuru şartnamesindeki sırayla birleştirirsiniz. Referans listesinde gereksiz kalan boş son sayfayı ayırma aracıyla çıkarırsınız. Dosya yükleme limitini aşıyorsa en son adımda sıkıştırırsınız. Göndermeden önce dosyayı baştan sona kaydırarak her sayfanın doğru yerde ve doğru yönde olduğuna bakarsınız.

Ne zaman başka bir çözüm gerekir?

Hassas kişisel verilerin kalıcı olarak karartılması, resmi arşiv biçimi gerektiren belgeler veya hukuki geçerliliği olan elektronik imza süreçleri özel araçlar ve bazen kurumun kendi yönergelerini gerektirir. Bu durumlarda belgeyi isteyen kurumun hangi biçimi kabul ettiğini önceden sormak, sonradan yeniden hazırlamaktan daha az zaman alır.