Gmail ve Outlook'ta E-posta Eki Boyut Limiti Aşılırsa Ne Yapılır?

25 MB sınırına çarptığınızda panik yapmadan izleyebileceğiniz iki basit yol.

Özet

Gmail ve Outlook gibi servisler e-posta eklerini genellikle 20-25 MB ile sınırlar. Bir PDF veya görsel bu sınırı aştığında iki seçeneğiniz var: dosyayı sıkıştırarak sınırın altına düşürmek, veya bir bulut depolama bağlantısı paylaşmak.

Adım adım

Önce dosyanın gerçek boyutunu kontrol edin ve limitin ne kadar üzerinde olduğunu görün.
Bir PDF ise, tarayıcı tabanlı bir sıkıştırma aracıyla boyutunu küçültmeyi deneyin; çoğu zaman içindeki görseller büyük yer kaplar.
Birden fazla dosyanız varsa, önce hepsini bir arşive (zip) toplayıp sonra sıkıştırmayı deneyin.
Sıkıştırma yeterli olmuyorsa, dosyayı bir bulut depolama servisine yükleyip sadece bağlantısını e-postaya ekleyin.

Neden önemli?

Ek boyutu sorunu genelde en kötü anda ortaya çıkar: son başvuru saatinde, bir teklif gönderilirken ya da bir muhasebeciye ay sonu belgeleri iletilirken. Üstelik sınırı sadece sizin e-posta servisiniz belirlemez; alıcının servisi daha düşük bir sınır uyguluyorsa e-posta sizden çıksa bile karşı tarafa ulaşmayabilir ve bir süre sonra geri dönme bildirimi alırsınız. Ne yapacağınızı önceden bilmek bu baskıyı azaltır.

Bilinmesi faydalı birkaç ayrıntı

E-posta ekleri gönderilirken metne dönüştürülerek kodlanır ve bu işlem dosyayı yaklaşık üçte bir büyütür. Bu yüzden sınırın hemen altındaki bir dosya bile reddedilebilir.
Sınır genelde tek tek dosyalara değil, e-postanın toplam boyutuna uygulanır.
Kurumsal e-posta sistemlerinde yönetici farklı bir sınır belirlemiş olabilir.
Bazı servisler büyük ekleri otomatik olarak kendi bulut depolarına yükleyip bağlantıya çevirir; alıcı dosyayı ek olarak değil, bağlantı olarak görür.

Sık yapılan hatalar

Belgeleri telefonla en yüksek çözünürlükte fotoğraflayıp PDF'e çevirmek. Okunaklı bir belge için çok daha düşük çözünürlük yeterlidir.
Dosyayı birkaç e-postaya bölüp alıcının parçaları birleştirmesini beklemek.
Paylaşılan bulut bağlantısının erişim iznini kontrol etmemek; alıcı "erişim izni isteyin" ekranıyla karşılaşabilir.
Hassas belgeleri herkese açık bağlantıyla göndermek ve bağlantıyı süresiz açık bırakmak.

Örnek bir senaryo

Bir serbest çalışan, yıl sonunda muhasebecisine on iki aylık fatura ve dekontları göndermek istiyor. Hepsini tek PDF'te birleştirdiğinde dosya sınırın çok üzerinde kalıyor. Önce taranmış sayfalardaki görselleri sıkıştırıyor ve boyut ciddi ölçüde düşüyor ama hâlâ sınırı aşıyor. Bunun üzerine belgeleri altışar aylık iki dosyaya ayırıp iki ayrı e-postayla gönderiyor ve konu satırına hangi dönemin hangi e-postada olduğunu yazıyor. Muhasebecinin işi de kolaylaşıyor, çünkü belgeleri dönem dönem dosyalayabiliyor ve eksik bir ay olursa hangi dosyaya bakacağını hemen biliyor.

Ne zaman başka bir yöntem gerekir?

Düzenli olarak büyük dosya alıp veren bir ekipseniz, her seferinde sıkıştırmakla uğraşmak yerine ortak bir bulut klasörü veya kurumsal dosya paylaşım sistemi kullanmak daha sürdürülebilir olur. Kişisel veri içeren dosyalarda hangi yöntemin uygun olduğunu kurumunuzun BT veya uyum birimine sorun.