Otomasyonun Gizli Maliyeti

Her tekrarlanan işi otomatikleştirmek her zaman zaman kazandırmaz.

Bir işlemi otomatikleştirmek için harcanan zaman, o işlemi elle yapmak için harcanacak toplam zamandan fazla olabilir. Bu basit hesap genelde göz ardı edilir.

Ne Zaman Otomasyon Mantıklı?

Bir işlemi haftada birden fazla kez, hep aynı şekilde yapıyorsanız otomasyon zaman kazandırır. Ayda bir yapılan bir işlem için genelde gerekmez.

Basit Araç, Karmaşık Otomasyon

Bazen aradığınız çözüm bir otomasyon betiği değil, doğru araca hızlıca ulaşmaktır. Tek seferlik bir dönüşüm için bir tarayıcı aracı, bir otomasyon kurmaktan daha hızlıdır.

Başabaş Noktasını Hesaplayın

Bir otomasyonun kendini ne zaman amorti edeceğini görmek için iki sayı yeterli: kurulumun ne kadar süreceği ve işin elle ne kadar sürdüğü. Diyelim ki haftada bir yaptığınız bir rapor hazırlama işi 5 dakika sürüyor ve bunu otomatikleştirmek için 4 saat harcamanız gerekiyor. 4 saat 240 dakika eder; 240'ı 5'e böldüğünüzde, otomasyonun kendini çıkarması için 48 hafta, yani neredeyse bir yıl geçmesi gerekir. Bu süre içinde iş değişirse ya da tamamen ortadan kalkarsa, harcanan zaman geri gelmez. Kurulum süresini tahmin ederken de iyimser olmayın; ilk tahmin çoğu zaman gerçeğin altında kalır.

Bakım da Bir Maliyet

Otomasyon bir kez kurulup sonsuza kadar çalışan bir şey değildir. Bağlandığı bir hizmet arayüzünü değiştirir, bir dosyanın sütun sırası değişir, bir şifre yenilenir ve akış durur. Her duruş, nedenini bulmak ve düzeltmek için ayrı bir zaman ister. Otomasyonu kuran kişi işten ayrıldıysa, geride kalanlar için bu iş daha da zorlaşır, çünkü kimse akışın neden öyle kurulduğunu bilmez. Başabaş hesabına bu bakım süresini de eklemek, daha gerçekçi bir tablo verir. Otomasyonu kurduysanız, nasıl çalıştığını, hangi hesaplara bağlı olduğunu ve bozulduğunda ilk nereye bakılacağını anlatan kısa bir not bırakın. Bu not, birkaç ay sonra akışı kendiniz düzeltmeye çalışırken bile işinize yarar, çünkü kurulum sırasındaki ayrıntılar çabuk unutulur.

Sessiz Hatalar

Elle yapılan bir işte bir terslik olduğunda genelde hemen fark edersiniz. Otomasyonda ise hata sessizce birikebilir. Örneğin her gün gelen formları bir tabloya aktaran bir akış, bir alanın adı değiştiği için haftalarca eksik veri yazabilir ve kimse bakmadığı için bu fark edilmez. Bir otomasyon kurduysanız, ara sıra sonucunu elle kontrol etmek ya da hata durumunda size bildirim gönderecek bir ayar eklemek bu riski azaltır.

Arada Bir Yol: Yarı Otomasyon

Tam otomasyon ile tamamen elle yapılan iş arasında geniş bir alan var. Çoğu zaman bu ara çözümler yeterli olur:

Tekrar eden e-postalar için hazır bir şablon tutmak.
Her ay yapılan bir işin adımlarını kısa bir kontrol listesine yazmak.
Dönüştürme ve birleştirme gibi adımlar için tarayıcıda çalışan araçları yer imlerine eklemek.
Sık kullanılan metin parçaları için klavye kısayolu tanımlamak.

Bu yöntemler kurulum gerektirmez, bozulduğunda kimseyi beklemez ve iş değiştiğinde birkaç dakikada güncellenir.

Kapanış

Otomasyon güçlü bir araç, ama her tekrarlanan iş onu hak etmez. Kurmadan önce basit bir hesap yapmak, bakımını kimin üstleneceğini netleştirmek ve önce yarı otomatik bir çözüm denemek, zamanınızı gerçekten geri kazandıracak işleri seçmenizi sağlar.